Wat is een CRM-systeem, en heb je er als mkb'er een nodig?

CRM staat voor customer relationship management. In gewone taal: één plek waar al je contacten, aanvragen, afspraken en gesprekken bij elkaar staan. Geen losse mails, Excel-lijstjes en briefjes meer, maar per klant een overzicht van wat er gebeurd is en wat er nog moet gebeuren.

Wat een CRM-systeem doet

• Alle contactgegevens en de geschiedenis per klant op één plek.
• Een overzicht van openstaande aanvragen en offertes, zodat je ziet wat er nog loopt.
• Herinneringen, zodat je niet vergeet iemand terug te bellen.
• Automatische berichten, bijvoorbeeld een bevestiging na een aanvraag of een herinnering voor een afspraak.
• Inzicht in waar je klanten vandaan komen en wat ze opleveren.

Vijf tekenen dat je een CRM nodig hebt

1. Je bent wel eens een aanvraag vergeten op te volgen.
2. Klantinformatie staat verspreid over je mail, telefoon en een spreadsheet.
3. Je stuurt steeds dezelfde berichten met de hand.
4. Als een collega ziek is, weet niemand hoe het met zijn klanten staat.
5. Je weet niet welk kanaal je de meeste klanten oplevert.

Herken je er twee of meer, dan laat je waarschijnlijk omzet liggen. Het probleem is meestal niet te weinig aanvragen, maar te trage of vergeten opvolging.

CRM voor zzp'ers en kleine bedrijven

Een CRM klinkt als iets voor grote salesteams, maar juist kleine bedrijven hebben er veel aan. Als zzp'er ben je tegelijk verkoper, uitvoerder en administrateur. Elke taak die vanzelf gaat, is tijd die je terugkrijgt. Kies dan wel een systeem dat simpel blijft. Een CRM met honderd functies die je niet gebruikt, gaat na drie maanden niemand meer bijhouden.

Automatiseringen die het meeste opleveren

De echte winst zit in wat het CRM zelf doet. Een paar voorbeelden uit ons eigen werk:

• Direct een bevestiging en een link naar je agenda sturen zodra iemand een formulier invult.
• Een herinnering sturen de dag voor een afspraak, zodat minder mensen niet komen opdagen.
• Klanten na een paar maanden automatisch vragen of ze opnieuw willen boeken. Voor Auto Schoon Nederland gaat er drie maanden na een wasbeurt een sms uit met korting op de volgende afspraak.
• Na een afgeronde klus vragen om een Google-review.
• Offertes die na een week nog open staan, automatisch op je takenlijst zetten.

Wat een CRM kost

Losse CRM-pakketten kosten vaak €15 tot €100 per gebruiker per maand, en dan moet je het nog zelf inrichten en koppelen aan je website. Bij InfiniteMerlin zit een CRM met online agenda, offertes en automatische opvolging in het Pro-pakket, vanaf €149 per maand inclusief je website. Bekijk alle pakketten of lees meer over CRM en automatisering.